Reálný projekt pod NDA. Konkrétní jméno firmy a screenshoty doplníme po souhlasu klienta. Čísla jsou indikativní z reálného nasazení — u jiných firem se výsledky liší podle rozsahu, kvality dat a procesů.
Jak to vypadalo na začátku
Distribuční firma, ~ 90 zaměstnanců, roční obrat ve stovkách milionů Kč. Finanční ředitel měl po každé měsíční uzávěrce 7 dní práce na sestavení managerského reportu. Půlka týmu controllingu byla v té době nedosažitelná pro cokoliv jiného.
Co se dělo každý měsíc 1.–8.:
- Stahování dat z ERP (Money S5), CRM (Pipedrive), skladu (vlastní aplikace), e-shopu (Shoptet)
- Ruční lepení do master-Excelu (5 sešitů, 120 záložek)
- VLOOKUP, kontroly, dohledávky
- Tvorba pivot tabulek a grafů pro reporting vedení
- Měsíční porada vedení s prezentací — ale data už týden stará
Vedení vidí čísla až 8. den měsíce. Pak už může jen reagovat, ne řídit.
Co jsme udělali
Audit zdrojů (1 týden)
Mapa všech zdrojů, kdo z nich čte, jaké definice se kde používají. První klíčový objev: 3 různé definice „obratu" napříč 3 systémy. Některé včetně DPH, jiné bez, jiné včetně storen.
To už nebyl problém technologie. To byl problém metodiky.
Datový model v Azure SQL (3 týdny)
- Extrakce z ERP a CRM přes jejich API
- Transformace v Azure Data Factory — jedna definice obratu, marže, pohledávek
- Sklad jako fakta + dimenze (zákazníci, produkty, sklady, kanály)
- Refresh každou noc + manuální tlačítko „aktualizuj teď"
Power BI dashboard pro vedení (2 týdny)
— Placeholder pro screenshot anonymizovaného Power BI dashboardu (Obrat & marže). Doplníme po souhlasu klienta.
Jeden hlavní dashboard:
- Obrat & marže za měsíc, kvartál, rok — vs. plán
- Cash flow + pohledávky podle splatnosti
- Top 10 zákazníků podle obratu, marže, změny
- Drill-down do produktu, kanálu, obchodníka
Druhý dashboard pro CFO: detail nákladových středisek, struktura osobních nákladů.
Postupné získání důvěry (2 týdny)
Klíčová věc — vedení potřebovalo věřit, že čísla jsou správná. CFO první 2 měsíce kontroloval ručně proti starému Excelu. Po dvou měsících nepadl rozpor → důvěra byla.
Výsledek po 6 měsících
- Uzávěrka z týdne na pár dní. První pracovní den měsíce má vedení čísla v telefonu, druhý den je porada.
- Týdenní refresh navíc — kdykoliv chtějí čísla, nemusí čekat na konec měsíce.
- Controllingový tým má čas na plánování místo skládání reportu.
- CFO sám otevírá Power BI každé pondělí ráno z mobilu.
Co bylo nejtěžší
Sjednocení definic. Ne technologie. Firma na nějaké definici fungovala dvanáct let — někdo to za ty roky dvakrát změnil bez záznamu. Workshop, kde se to muselo rozhodnout znovu, byl těžký, ale nutný.
Co bychom dnes udělali jinak
Začali bychom definicemi dřív než jakoukoliv extrakcí dat. Trvalo nám tři týdny, než jsme zjistili, že „obrat" znamená 3 různé věci. Dnes bychom to měli za první týden.
Pokud sestavujete měsíční report déle než 4 dny, napište nám. Vstupní audit zdrojů zdarma — 1 schůzka, podklady do týdne.