Reálný projekt pod NDA. Konkrétní jméno firmy a screenshoty doplníme po souhlasu klienta. Čísla jsou indikativní z reálného nasazení — u jiných firem se výsledky liší podle rozsahu, kvality dat a procesů.
Výchozí situace
Distribuční firma, ~ 90 zaměstnanců, roční obrat ve stovkách milionů Kč. Finanční ředitel měl po každé měsíční uzávěrce 7 dní práce na sestavení managerského reportu. Polovina týmu controllingu byla v té době nedosažitelná.
Co se dělo každý měsíc 1.–8.:
- Stahování dat z ERP (Money S5), CRM (Pipedrive), skladu (vlastní aplikace), e-shopu (Shoptet)
- Ruční lepení do master-Excelu (5 sešitů, 120 záložek)
- VLOOKUP, kontroly, dohledávky
- Tvorba pivot tabulek a grafů pro reporting vedení
- Měsíční porada vedení s prezentací — ale data už týden stará
Klíčový problém: „Když vedení 8. den měsíce konečně uvidí čísla, můžou už jen reagovat, ne řídit."
Co jsme udělali
1. Audit zdrojů (1 týden)
Mapa všech zdrojů, kdo z nich čte, jaké definice se kde používají. Klíčový objev: 3 definice "obratu" napříč 3 systémy. Některé včetně DPH, jiné bez, jiné včetně storen.
2. Datový model v Azure SQL (3 týdny)
- Extrakce z ERP a CRM přes jejich API
- Transformace v Azure Data Factory — jedna definice obratu, marže, pohledávek
- Sklad jako fakta + dimenze (zákazníci, produkty, sklady, kanály)
- Refresh každou noc + manuální tlačítko „aktualizuj teď"
3. Power BI dashboard pro vedení (2 týdny)
— Placeholder pro screenshot anonymizovaného Power BI dashboardu (Obrat & marže). Doplníme po souhlasu klienta.
Jeden hlavní dashboard:
- Obrat & marže za měsíc, kvartál, rok — vs. plán
- Cash flow + pohledávky podle splatnosti
- Top 10 zákazníků podle obratu, podle marže, podle změny
- Drill-down do produktu, kanálu, obchodníka
Druhý dashboard pro CFO: detail nákladových středisek, struktura osobních nákladů.
4. Workshop pro vedení (2 týdny)
Klíčová věc — postupně přesvědčit vedení, že čísla jsou správná. CFO první 2 měsíce kontroloval ručně proti starému Excelu. Po 2 měsících byl bez výjimky stejný výsledek → důvěra.
Výsledek po 6 měsících
- Uzávěrka 7 → 2 dny. První pracovní den měsíce má vedení čísla v telefonu, druhý den je porada.
- Týdenní refresh navíc — kdykoliv potřebují, nemusí čekat na měsíc.
- 40 hodin / měsíc ušetřený čas controllingu — přesunutý do plánování, ne reportingu.
- CFO sám otevírá Power BI každé pondělí ráno z mobilu.
Co bylo nejtěžší
Sjednocení definic. Ne technologie. „Stará firma na nějaké definici fungovala 12 let, někdo to za ty roky dvakrát změnil bez explicit. Workshop, kde se to muselo rozhodnout znovu, byl těžký." — CFO
Co bychom dnes udělali jinak
Začali bychom definicemi DŘÍV než jakoukoliv extrakcí dat. Trvalo 3 týdny než jsme zjistili, že „obrat" znamená 3 různé věci.
Pokud sestavujete měsíční report déle než 4 dny, napište nám. Vstupní audit zdrojů zdarma — 1 schůzka, podklady do týdne.