Všeobecné obchodní podmínky

§ 1 Úvodní ustanovení a strany

1.1 Tyto Všeobecné obchodní podmínky (dále jen „VOP") vydává obchodní společnost BIfactory s.r.o., IČO 01999923, se sídlem Mariánské náměstí 123, 686 01 Uherské Hradiště, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. C 107040 (dále jen „Poskytovatel" nebo „BIfactory").

1.2 VOP upravují práva a povinnosti mezi Poskytovatelem a osobou objednávající služby Poskytovatele (dále jen „Objednatel"). Objednatel a Poskytovatel se v VOP označují společně jako „Strany".

1.3 Tyto VOP se vztahují výhradně na vztahy mezi podnikateli (B2B) ve smyslu § 420 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen „OZ"). Nevztahují se na spotřebitelské vztahy.

1.4 Tyto VOP se stávají součástí smluvního vztahu, pokud na ně odkazuje nabídka, objednávka, dílčí smlouva, písemné potvrzení nebo jiné ujednání mezi Stranami. Objednatel akceptuje VOP odesláním objednávky, akceptací nabídky, písemně, e-mailem nebo zahájením přebírání plnění.

1.5 V případě rozporu má individuální písemná smlouva mezi Stranami přednost před těmito VOP. Tyto VOP mají přednost před případnými obchodními podmínkami Objednatele, ledaže Strany výslovně písemně sjednají jinak.

§ 2 Definice pojmů

• Dílo — výsledek činnosti Poskytovatele dle dílčí smlouvy či objednávky; zejm. počítačový program, datový model, report, dokumentace, návrh nebo jiný hmotný či nehmotný výstup.
• Program — software nebo systém, k němuž se vztahují služby Poskytovatele dle dílčí smlouvy.
• Sprint — jednotlivá iterace agilního vývoje zahrnující analýzu, vývoj, testování a implementaci; každý Sprint se považuje za dílčí smlouvu o dílo.
• Požadavek — věcný požadavek Objednatele na provedení činnosti Poskytovatelem (vývoj, úprava, analýza, oprava).
• Incident — neplánované přerušení funkčnosti Programu, jeho omezení nebo chyba, která má potenciální dopad na provoz.
• MH / MD — člověkohodina / člověkoden práce specialisty Poskytovatele.
• T&M (Time & Material) — režim ceny, ve kterém se služby účtují podle skutečně poskytnutých jednotek (MH/MD) dle Ceníku.
• FTFP (Fix Time Fix Price) — režim ceny, ve kterém je za jasně specifikované plnění sjednána pevná cena.
• Ceník — sazebník hodinových cen jednotlivých rolí Poskytovatele (Scrum Master, Developer, QA Tester a další), tvořící přílohu dílčí smlouvy nebo samostatný dokument odkazovaný v nabídce.
• Klient — osoba, pro kterou Objednatel objednává služby (např. v případě sub-dodávky).

§ 3 Vznik a obsah smluvního vztahu

3.1 Smluvní vztah mezi Stranami vzniká písemnou akceptací nabídky Poskytovatele Objednatelem, písemnou objednávkou Objednatele potvrzenou Poskytovatelem, podpisem dílčí smlouvy (např. Smlouvy o agilním vývoji nebo Smlouvy o poskytování IT služeb) nebo jiným prokazatelným způsobem.

3.2 Za písemnou formu se považuje i e-mailová komunikace mezi pověřenými osobami Stran.

3.3 Předmět konkrétního plnění, cena, doba plnění a další specifické podmínky jsou stanoveny v nabídce, objednávce nebo dílčí smlouvě. Tyto VOP doplňují obecná ustanovení, která se v nabídce/objednávce/dílčí smlouvě neopakují.

§ 4 Předmět služeb

4.1 Poskytovatel poskytuje zejména následující služby:

• poradenství v oblasti IT, dat a procesního řízení;
• vývoj a implementaci softwaru, datových modelů a reportů;
• automatizaci procesů (Power Automate, Make, vlastní integrace);
• vývoj aplikací na míru;
• technickou podporu provozu (Support);
• školení a workshopy.

4.2 Konkrétní rozsah služeb pro daný projekt je vždy specifikován v nabídce, objednávce nebo dílčí smlouvě.

§ 5 Cena a platební podmínky

5.1 Cena za služby je stanovena jednou z následujících forem:

• Time & Material (T&M) — sazba za MH/MD dle Ceníku, vyúčtováno podle skutečně poskytnutých jednotek;
• Fix Time Fix Price (FTFP) — pevná cena za jasně specifikované plnění s definovaným rozsahem;
• Paušál — pevná měsíční částka za sjednaný rozsah služby (typicky pro Support).

5.2 Veškeré ceny jsou uvedeny bez DPH. Poskytovatel účtuje DPH v souladu s platnými právními předpisy.

5.3 Fakturace a splatnost: Fakturačním obdobím při T&M a u Supportu je kalendářní měsíc; fakturu je Poskytovatel oprávněn vystavit k poslednímu dni měsíce, za který náleží cena. U FTFP vzniká nárok na úhradu po dokončení plnění bez vad a nedodělků bránících užívání či dalšímu vývoji. Splatnost faktury činí 14 dnů od jejího doručení Objednateli. Doručení faktury elektronicky e-mailem je platné.

5.4 Fikce uznání rozsahu prací: Pokud Objednatel do 5 pracovních dnů od doručení faktury (resp. výkazu prací) písemně neoznámí, že s rozsahem fakturovaných prací nesouhlasí, a současně neuvede konkrétní práce a důvody, platí, že byly poskytnuty v rozsahu uvedeném na faktuře.

5.5 Inflační doložka: Poskytovatel je vždy k 1. únoru příslušného roku oprávněn jednostranně zvýšit sazby Ceníku o roční míru inflace vyjádřenou přírůstkem průměrného ročního indexu spotřebitelských cen za uplynulý kalendářní rok vyhlášenou Českým statistickým úřadem.

5.6 Cestovní náklady: Pokud je pro plnění nezbytná cesta pracovníků Poskytovatele za Objednatelem, hradí Objednatel cestovní náklady (jízdné dle sazeb zákoníku práce, nocležné, stravné).

5.7 Prodlení Objednatele: Při prodlení s úhradou je Poskytovatel oprávněn požadovat úrok z prodlení 0,15 % z dlužné částky za každý, byť jen započatý den prodlení. Při prodlení delším než 10 dní je Poskytovatel oprávněn přerušit poskytování služeb; při prodlení delším než 20 dní je oprávněn vypovědět dílčí smlouvy bez výpovědní doby.

5.8 Záloha: Strany se mohou dohodnout na úhradě části ceny jako zálohy. Záloha může být Poskytovatelem použita pro úhradu jakéhokoliv finančního plnění Objednatele, u něhož je v prodlení. Nevyčerpaná část zálohy bude vyúčtována nejpozději do 30 dnů od ukončení smlouvy.

§ 6 Zadávání a předávání plnění

6.1 Zadávání Požadavků: Objednatel zadává Požadavky (i) zápisem do task-tracking nástroje sjednaného na projektu, (ii) e-mailem na kontaktní adresu nebo (iii) na pravidelných videokonferencích s následným písemným zápisem do task-trackingu. Požadavek se považuje za dohodnutý a objednaný v okamžiku jeho potvrzení pověřenou osobou Poskytovatele.

6.2 Objednatel je povinen Požadavek řádně specifikovat — alespoň srozumitelným a dostatečně podrobným vyjádřením potřeby nebo cílového stavu. Nesplnění této povinnosti nemůže jít k tíži Poskytovatele jednajícího v dobré víře.

6.3 Předání: Plnění se předává v task-tracking nástroji použitém na projektu. Výsledek se považuje za předaný v okamžiku, kdy Poskytovatel Objednateli zpřístupní zdrojový kód, datový model, report nebo jiný výsledek. Akceptační protokol není materiální podmínkou předání.

6.4 Lhůta pro vytknutí vad: Objednatel má 5 pracovních dnů od předání na zkušební užívání a vytknutí vad. Nevytkne-li vady, má se za to, že je plnění bez vad.

6.5 Má-li plnění vady, odstraní je Poskytovatel ve lhůtě dohodnuté s Objednatelem, nejpozději však do 14 pracovních dnů od vytknutí vady (je-li to technicky a technologicky možné) nebo v rámci následujícího Sprintu.

6.6 Překročení odhadu T&M o více než 30 %: Pokud Poskytovatel zjistí, že dojde k překročení původního odhadu rozsahu prací o více než 30 %, je povinen Objednatele bezodkladně informovat.

§ 7 Specifika podle typu plnění

7.A Služba Support (technická podpora)

7.A.1 Support spočívá v zajištění reakcí na nahlášené Incidenty. Odstranění Incidentu samotné není součástí ceny Supportu — dohaduje se za podmínek služby Development.

7.A.2 Kanály oznamování Incidentu:

• e-mail: hotline@bifactory.cz;
• zápis do Helpdesku použitého na projektu;
• telefonicky na hotline +420 739 669 525 (pouze pro prioritu Velmi vysoká, následně s registrací v Helpdesku).

7.A.3 Pracovní doba pro příjem Incidentů: pracovní dny 08:00–17:00 (mimo státní svátky).

7.A.4 Reakční doby od řádného nahlášení Incidentu:

• Velmi vysoká (Very High) — provoz vyloučen → do 24 hodin;
• Vysoká (High) — provoz závažně omezen → do 48 hodin;
• Střední (Medium) — provoz nevýznamně omezen → do 3 pracovních dnů;
• Nízká (Low) — bez dopadu na obchodní proces → do 5 pracovních dnů.

7.A.5 Smluvní pokuty za prodlení s reakcí: Very High 200 Kč / den (max. 3000 Kč na jeden případ); High 150 Kč / den (max. 3000 Kč na jeden případ). Splatnost smluvní pokuty 30 dnů od písemného uplatnění.

7.B Služba Development (vývoj, úpravy, oprava Incidentů)

7.B.1 Development se účtuje v režimu T&M dle Ceníku, není-li výslovně sjednán FTFP. U Požadavků, jejichž odhad přesahuje 100 000 Kč bez DPH nebo 2 MD, Strany uzavřou samostatnou objednávku (dílčí smlouvu o dílo).

7.B.2 Pro časově, technicky a složitostně náročné Požadavky vyžadující agilní přístup uzavřou Strany Smlouvu o agilním vývoji nebo jiné odpovídající ujednání.

7.C Agilní vývoj (Sprinty)

7.C.1 Agilní vývoj probíhá ve Sprintech (iteracích) zahrnujících analýzu, vývoj, testování a implementaci. Každý Sprint se považuje za dílčí smlouvu o dílo.

7.C.2 Role:

• Scrum Master (Poskytovatel) — řídí vývoj, jedná ve všech technických i právních věcech v rámci Sprintu;
• Product Owner (Objednatel) — definuje a vysvětluje požadavky, přebírá Sprinty;
• Developer, QA Tester a další specialisté dle potřeby.

7.C.3 Sprint je dohodnut písemným potvrzením Scrum Mastera v task-tracking nástroji. Požadavek na úrovni funkčního celku musí být zadán alespoň jeden měsíc před zahájením jeho realizace.

7.C.4 Smluvní pokuta za prodlení Poskytovatele: 300 Kč za každý byť jen započatý den prodlení s provedením sjednaných prací, s celkovou limitací do 50 % ceny fakticky uhrazené Poskytovateli za dílčí smlouvu.

§ 8 Práva a povinnosti Stran

8.1 Poskytovatel je povinen poskytovat služby s odbornou pečlivostí a starostlivostí, dodržovat právní předpisy, podmínky smlouvy a oprávněné pokyny Objednatele.

8.2 Poskytovatel není vázán požadavky Objednatele, které jsou nesprávné, rozporuplné nebo nevhodné. O nevhodnosti je povinen Objednatele upozornit. Trvá-li Objednatel na nevhodném požadavku, Poskytovatel se může rozhodnout, zda jej provede; Objednatel pak nese odpovědnost za negativní dopady.

8.3 Subdodavatelé: Poskytovatel je oprávněn využívat služeb třetích osob (subdodavatelů) dle vlastního uvážení; za jejich činnost odpovídá Objednateli, jako by práce provedl sám.

8.4 Součinnost Objednatele: Objednatel je povinen poskytovat veškerou součinnost potřebnou pro řádné plnění — dodávat vyžádané informace, zajistit přístupy, ve stanovené lhůtě provést volbu z navrhovaných možností. Není-li lhůta sjednána, činí 5 pracovních dnů od doručení výzvy.

8.5 Při nesplnění povinnosti součinnosti je Poskytovatel oprávněn přerušit poskytování služeb a není za vzniklé prodlení odpovědný.

8.6 Poskytovatel je oprávněn i bez pokynu Objednatele provést nutné úkony k zamezení vzniku bezprostředně hrozící škody; má právo na úhradu nezbytných nákladů, pokud Objednatele bez zbytečného odkladu informuje.

§ 9 Autorská práva a licence

9.1 Veškeré výsledky činnosti Poskytovatele, které naplňují znaky autorského díla ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb. (autorský zákon), označované jako „Autorská díla", jsou k okamžiku úplné úhrady ceny dle příslušné smlouvy postoupeny Objednateli (právo výkonu majetkových autorských práv), případně mu je poskytnuta výhradní, územně neomezená a časově neomezená Licence.

9.2 Do okamžiku úplné úhrady ceny náleží autorská práva Poskytovateli. Před úhradou ceny nesmí Objednatel Autorské dílo užívat nad rozsah nezbytný k jeho převzetí, zkoušení a věcnému převzetí.

9.3 Podpůrné nástroje: Autorská práva k podpůrným nástrojům, knihovnám a frameworkům používaným či vlastněným Poskytovatelem, které nejsou předmětem objednávky (a nástrojům open source), nepřechází na Objednatele. K nim uděluje Poskytovatel Objednateli nevýhradní licenci omezenou na zajištění správného fungování Díla, celosvětově, na dobu trvání majetkových autorských práv. Odměna je součástí ceny.

9.4 Poskytovatel uděluje Objednateli svolení k dokončení nehotového počítačového programu třetí osobou, pokud byla v plné výši uhrazena cena nebo jiné peněžité plnění.

9.5 Zvláštní práva pořizovatele databáze (právo na vytěžování / zužitkování) jsou převedena na Objednatele.

9.6 Objednatel má právo udělit třetím osobám podlicenci v plném nebo částečném rozsahu Licence, postoupit Licenci třetí osobě a tato třetí osoba neomezeně dále.

9.7 Poskytovatel nemá právo na jakoukoliv dodatečnou odměnu v souvislosti s autorskými právy k Dílu nesjednanou ve smlouvě.

§ 10 Důvěrné informace a mlčenlivost

10.1 Za důvěrné informace se považují zejména: obchodní a marketingové plány, koncepce a strategie; databáze; smlouvy a ujednání s třetími stranami; informace o výsledcích hospodaření; pracovněprávní informace; veškeré jednání mezi Stranami v souvislosti se smluvním vztahem; obsah smluv; rozbory, zprávy a studie.

10.2 Důvěrnými nejsou informace, které: (i) mohou být zveřejněny bez porušení smlouvy; (ii) byly uvolněny s písemným souhlasem dotčené Strany; (iii) jsou veřejně dostupné jinak než porušením smlouvy; (iv) Strana je prokazatelně znala již dříve mimo předchozí smlouvu o mlčenlivosti.

10.3 Strany jsou povinny zachovávat mlčenlivost, zajistit jejich ochranu, nepostupovat je třetím osobám bez souhlasu (s výjimkou Oprávněných osob — statutární orgány, vedoucí zaměstnanci, právní a finanční poradci).

10.4 Smluvní pokuta za porušení mlčenlivosti činí 50 000 Kč za každé jednotlivé porušení; zaplacením smluvní pokuty není dotčeno právo na náhradu škody v plné výši.

10.5 Povinnost mlčenlivosti neplatí v nezbytném rozsahu, v jakém mají být informace sděleny v souladu s právními předpisy nebo na základě oprávněné žádosti soudu či orgánu veřejné moci. Strana je v takovém případě povinna druhou Stranu neprodleně uvědomit.

§ 11 Ochrana osobních údajů (GDPR)

11.1 Pokud při poskytování služeb dochází ze strany Poskytovatele ke zpracování osobních údajů spravovaných Objednatelem (zaměstnanci, zákazníci Objednatele apod.), zavazují se Strany uzavřít samostatnou Smlouvu o zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) jako přílohu příslušné dílčí smlouvy. Šablonu DPA poskytuje Poskytovatel.

11.2 Mimo zpracování osobních údajů na pokyn Objednatele zpracovává Poskytovatel kontaktní údaje zástupců Objednatele za účelem plnění smlouvy na právním základě plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR). Více informací v Zásadách ochrany osobních údajů.

§ 12 Odpovědnost za škodu a omezení odpovědnosti

12.1 Limitace náhrady škody: Celková náhrada škody vzniklé v důsledku plnění smlouvy nepřekročí dvojnásobek ceny (úplaty) bez DPH fakticky uhrazené Poskytovateli, přičemž rozhodným dnem je den, kdy ke vzniku škody došlo. Do této výše bude nahrazena skutečná škoda v prokázané výši.

12.2 Vyloučení ušlého zisku: Poskytovatel není povinen hradit ušlý zisk Objednatele.

12.3 Poskytovatel neodpovídá za vady a škody vzniklé v důsledku neúplnosti, nepravdivosti či neaktuálnosti informací poskytnutých Objednatelem, pokud Objednatele na to prokazatelně předem upozornil.

12.4 Poskytovatel odpovídá za škodu z prokazatelně zaviněné ztráty nebo poškození dat při plnění smlouvy.

12.5 Vyloučení prodlení Poskytovatele nastává v případech mimo jeho kontrolu, zejména:

• jednání Objednatele bránící řádnému plnění;
• nedostatečná součinnost Objednatele;
• limity a problémy způsobené využíváním internetu a elektronických komunikací (síť třetích stran bez záruk);
• limity a problémy způsobené využíváním existujícího software třetích stran (security patche, service packy, incidenty s dodavatelem SW);
• cílený kybernetický útok;
• okolnosti vyšší moci (živelní pohromy, válka, stávky, pandemie, výpadky kritické infrastruktury) — viz § 13.

12.6 Objednatel bere na vědomí, že nesplnění povinnosti součinnosti může způsobit Poskytovateli škodu a dodatečné náklady (zejm. marně vynaložené odměny specialistů). Tyto je povinen na výzvu uhradit.

§ 13 Vyšší moc

13.1 Žádná ze Stran neodpovídá za prodlení nebo neplnění povinností způsobené událostmi vyšší moci. Vyšší mocí se rozumí mimořádné, nepředvídatelné a neodvratitelné překážky vzniklé nezávisle na vůli Strany, zejména přírodní katastrofy, války, ozbrojené konflikty, teroristické útoky, pandemie, rozhodnutí orgánů veřejné moci, generální stávky či hromadné výpadky energetické a telekomunikační infrastruktury.

13.2 Strana, u které nastala vyšší moc, je povinna o tom neprodleně informovat druhou Stranu a usilovat o zmírnění dopadů.

13.3 Trvá-li vyšší moc déle než 60 dnů, je kterákoliv Strana oprávněna dílčí smlouvu vypovědět bez výpovědní doby.

§ 14 Doba trvání a ukončení

14.1 Pokud není stanoveno jinak, dílčí smlouvy mezi Stranami se uzavírají na dobu neurčitou.

14.2 Výpověď bez uvedení důvodu: kterákoliv Strana může smlouvu ukončit písemnou výpovědí s tříměsíční výpovědní dobou, která počíná běžet měsícem následujícím po měsíci doručení výpovědi.

14.3 Výpověď bez výpovědní doby: Poskytovatel je oprávněn vypovědět smlouvu bez výpovědní doby, pokud je Objednatel v prodlení s úhradou ceny déle než 20 dní.

14.4 Ukončení smlouvy nemá dopad na práva a povinnosti z platně uzavřených dílčích smluv (objednávek, Sprintů), které se nadále řídí těmito VOP.

§ 15 Závěrečná ustanovení

15.1 Smluvní vztah a tyto VOP se řídí právem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.

15.2 Příslušnost soudu: Strany se dohodly v souladu s § 89a zákona č. 99/1963 Sb. (občanský soudní řád), že veškeré spory budou výlučně rozhodovány Okresním soudem v Uherském Hradišti, popř. věcně příslušným soudem podle jeho sídla.

15.3 Salvátorní klauzule: Pokud je nebo se stane některé ustanovení VOP neplatné, neúčinné nebo nevymahatelné, nemá to vliv na platnost ostatních ustanovení. Strany se zavazují bez zbytečného odkladu sjednat náhradní ustanovení odpovídající hospodářskému účelu původního.

15.4 Postoupení pohledávek: Poskytovatel je oprávněn postoupit své pohledávky vzniklé z dílčí smlouvy třetí osobě. Objednatel je oprávněn postoupit svá práva nebo závazky ze smlouvy třetí osobě pouze s předchozím písemným souhlasem Poskytovatele.

15.5 Změna VOP: Poskytovatel je oprávněn VOP měnit; změnu oznámí Objednateli e-mailem na kontaktní adresu alespoň 30 dnů před účinností změny. Pokud Objednatel s novým zněním nesouhlasí, je oprávněn dílčí smlouvu vypovědět s 1měsíční výpovědní dobou; jinak se na dílčí smlouvy uzavřené po datu účinnosti změny aplikuje nové znění VOP. Dílčí smlouvy uzavřené před změnou se nadále řídí původním zněním VOP, ledaže se Strany dohodnou jinak.

15.6 Archiv verzí: Poskytovatel udržuje archiv předchozích verzí VOP na vyžádání e-mailem na info@bifactory.cz.

15.7 Komunikace: Veškerá oficiální komunikace mezi Stranami probíhá písemně (poštou nebo e-mailem na kontaktní adresy uvedené v nabídce / objednávce / dílčí smlouvě).

15.8 Strany prohlašují, že žádnou ze Stran nepovažují za slabší smluvní stranu, že se s VOP před uzavřením vztahu řádně seznámily a že žádné ustanovení nepovažují za pro ně zvláště nevýhodné, hrubě odporující obchodním zvyklostem nebo zásadě poctivého obchodního styku.